いつ、どこで、どんな人たちが
ロータリーでは、毎年必ず開催すべき行事がいろいろ定まっています。ロータリー・ゾーン研究会、地区協議会、国際協議会、国際大会……そして地区大会です。
地区大会の開催日程ですが、上記ロータリー・ゾーン研究会、地区協議会、国際協議会、国際大会、いずれの日程とも重なってはなりません。さらに、国際大会の前後8日間も、除外しなければなりません。国際ロータリー（ＲＩ）理事会としては、地区大会をロータリー年度（7月から始まって6月まで）の前半に、祝日を避けるなどして2～3日の日程で開催するよう、奨励しています。
場所は、できるだけ多くの人が出席できて、登録料を妥当な額で抑えられるところが望まれています。地区内のクラブの承認があれば、隣接地区か、比較的近接している地区内でも、開催することができます。
また、ＲＩ理事会の承認を得られれば、2つ、またはそれ以上の地区が合同で大会を開催することも可能です。その形式を「合同地区大会」といいます。
時と場所は、いずれにせよ、原則としてガバナーと地区内クラブ過半数の会長の合意によって定められますが、早ければガバナーノミニーの任期の時に準備し始めることができます。その場合、ガバナーノミニーとクラブ会長ノミニー（決まっていない場合は現クラブ会長）の合意により、開催地が決定されることになります。
以上のような時と場所の原則に沿いつつ、会場のこと季節のことなどを考慮していくと、一年度の地区の動きの中で、ちょうど都合のいい日程が、各地区でおおよそ定まってくるようです。時と場所が決まったら、ガバナーの指示のもと、地区大会委員会や大会ホストクラブを中心として、準備が始まります。
参加できる人に、制限はありません。地区内外のロータリアンとその家族、インターアクター、ローターアクター、青少年交換学生、ロータリー財団国際親善奨学生や学友、米山記念奨学生、ＧＳＥ（研究グループ交換）プログラムのメンバーなどです。来賓として、開催地の市長などを呼ぶ場合もありますし、大会の記念講演会などを、一般公開にすることもあります。
ＲＩ会長代理の役目
ＲＩ会長は会長代理を選任し、地区大会に派遣しています。誰が来訪するのかは、直接ガバナーに、通知されます。<BR> 大会でのＲＩ会長代理の任務は、代理として講演を行い、各種行事に参加して親睦を深め、ロータリー情報を伝達することです。大会への参加以外にも、可能な限り大会前後に日程を組み、その地区のロータリークラブや奉仕のプロジェクトを訪問するべきである、とされています。ＲＩ会長代理には、大会終了後、ＲＩ本部へ所感報告義務があります。
ＲＩ会長代理は夫妻で訪問し、旅費はＲＩから支払われますが、宿泊費やその他諸々の大会関係の費用は、通常、大会費用で賄われます。ＲＩの最高役員であるＲＩ会長「代理」なので、席次もＲＩ会長に準じ最高位に準備されます。
また、会長代理以外にも、ＲＩから役員が参加するときもあります。「ＲＩ会長代理エイド」という言葉を聞いたことがあると思いますが、これらＲＩ関係者には、「エイド」が任命されることがあります。エイドとは、文字通り、会長代理を諸般の面でaid（助ける）人のことです。
大会の目的――そして何を行いますか？
大会の目的は「親睦、感銘深い講演と、地区内クラブやＲＩ全般に関する問題の討議によって、ロータリーの綱領を推進することである」（『手続要覧2007年』Ｐ53）にあります。
具体的には、「大会は、ＲＩ理事会から提出された特別な問題あるいは地区内で生じた問題について検討する。地区大会はロータリーのプログラムや地区およびクラブの成功した活動を発表する場しとなり、またクラブ同士が交流し、対話することを奨励すべきである。地区大会は地区内の会員基盤を維持し、増大させる機会となることを認識した上で、意気を高揚させるような形で、かつ親睦の雰囲気の中に情報を提示すべきである（ロータリー章典22.010.2.）」と、『手続要覧2007年』Ｐ54には続いて書かれています。つまり、地区大会に参加すれば、ロータリーの最新の動きが把握できますし、クラブレベル・個人レベルでの友との再会、新しい出会いがあるということです。
この地区大会では、しなければならないことが幾つか定められています。詳細は『手続要覧2007年』Ｐ54～55に譲りますが、ＲＩ会長代理に講演してもらうこと、前ロータリー年度の監査済みの財務報告の討議ならびに採択などです。3年に1度行われる、ＲＩの立法機関である規定審議会（Council on Legislation）が開かれる年度の2年前の年度に当たるときには、規定審議会に送る代表議員の1名選出もしなければなりません。
ほかにも、地区大会では上記、規定審議会（次回は2010年4月開催予定）に出す立法案を提案することもできます。ただし、立法案を提案するクラブは、必ず地区大会の場において、または郵便投票を通じて、その立法案に対して地区の承認を得ておく必要があります。
大会の内容は、あとはガバナーの裁量に任されていますから、自由に組み立てられるものです。新ロータリアン紹介、輝かしい活動を行ったクラブや個人の表彰、また意義深い講演を提供し、ロータリー情報を明示するだけでなく、祝賀行事でもありますから、その土地を紹介するような文化的なコースを設定したり、地産の食材でもてなすなど、親睦を深めるような、楽しいプログラムも必要なこととなります。
地区大会が終わったら
地区大会が終了後、30日以内に、ガバナーまたは議長代行者は地区大会幹事とともに、「地区大会報告書（District Conference Report）」を作成しなければなりません。これは地区大会での決定事項、出席クラブ数、その他の事項を記載し、ガバナーおよび地区大会幹事から、ＲＩ事務総長に提出される正規の報告書です。地区内クラブ幹事あてで、各クラブにも1部配布されます。
最近の経費節減・環境保護の風潮も鑑(かんが)み、「地区大会報告書」を、地区内の各クラブの会長・幹事に対して毎月ガバナーから発送される『ガバナー月信（Governor's Monthly Letter）』の特別号として発行したり、ＤＶＤで作成するアイデアもあるようです。
「親睦と、感銘深い講演、クラブと地区の業務に関する事項の討議を通じて、ロータリーのプログラムを推進するために、毎年、各地区で開かれる会合。地区内の全ロータリアンとその家族が出席できる」――『手続要覧2007年』Ｐ274に載る地区大会の定義です。ぜひ、家族とともに地区大会に参加してください。
